Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Kto jest kim

Ty (lokal albo sieć) decydujesz, po co i jak przetwarzane są dane Twoich pracowników i wpisy, więc jesteś administratorem. My przechowujemy je i przetwarzamy w Twoim imieniu i tylko na Twoje udokumentowane polecenie, więc jesteśmy podmiotem przetwarzającym.

Zobacz: Kontakt i dane firmy

Na czym opiera się umowa

Trzon umowy to standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej dla administratorów i podmiotów przetwarzających (decyzja wykonawcza (UE) 2021/915), w wersji dla RODO, słowo w słowo. Zgodnie z tą decyzją spełniają wymagania art. 28 ust. 3 i 4 RODO. Nasze postanowienia dodatkowe nie mogą być z nimi sprzeczne.

Czyje dane

• właściciela, managerów i pracowników Twoich lokali, także osób bez adresu e-mail, które logują się PIN-em na urządzeniu lokalu,
• inspektorów lub audytorów, którym dasz dostęp tylko do odczytu,
• osób widocznych na zdjęciach i dokumentach dodanych przez zespół, na przykład nazwisko kierowcy na WZ,
• osób kontaktowych u Twoich dostawców, jeśli je wpiszesz.

Jakie dane

• dane konta: imię, nazwisko, opcjonalny adres e-mail, język, rola i przypisane lokale,
• dane logowania: skróty haseł, PIN-ów i tokenów, nigdy wartości jawne,
• dane techniczne: adres IP i adres e-mail w licznikach nieudanych logowań, identyfikatory urządzeń lokalu,
• wpisy: kto wpisał, kiedy zmierzył i zapisał, korekty z powodem oraz dziennik zdarzeń,
• zdjęcia i pliki dodane przez zespół do wpisów,
• dane modułów, które włączysz: plany HACCP i plan mycia, kontrola szkodników, alergeny i etykiety, partie, audyty, powiadomienia,
• rejestr pracowników: szkolenia i terminy orzeczeń.

Zespół i dane o zdrowiu

Każda osoba pracująca z żywnością musi mieć orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych (art. 59 ust. 2 ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia), a pracodawca nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia (art. 229 § 4 Kodeksu pracy). Haccly przypomina o terminach, ale ogranicza dane do minimum:

• rejestr przechowuje tylko osobę, rodzaj, nazwę szkolenia, datę i termin „ważne do”,
• nie przechowujemy skanów ani zdjęć orzeczeń; oryginał zostaje u pracodawcy w aktach osobowych (art. 59 ust. 4 i 5 ustawy),
• terminy orzeczeń widzą tylko Właściciel i Manager lokalu,
• aplikacja pokazuje status ważności, a logi i raporty błędów nigdy nie zawierają tych danych.

Nawet sam termin ważności orzeczenia może zostać uznany za dane dotyczące zdrowia (art. 9 RODO), więc chronimy go jak takie dane. Z tego powodu, mimo małej skali, musimy prowadzić rejestr kategorii czynności przetwarzania jako podmiot przetwarzający (art. 30 ust. 2 i 5 RODO).

Charakter i cel przetwarzania

Przechowujemy dane, udostępniamy je Twoim użytkownikom, tworzymy raporty PDF i eksporty, wysyłamy powiadomienia, robimy kopie zapasowe i usuwamy dane. Jedyny cel to świadczenie Ci usługi Haccly. Odczyt tekstu ze zdjęć jeszcze nie działa; zanim go włączymy, zaktualizujemy wykaz podmiotów podprzetwarzających.

Zabezpieczenia

Załącznik III umowy opisuje środki techniczne i organizacyjne szczegółowo. Należą do nich:

• dane w Polsce: aplikacja i baza na serwerze OVH w Warszawie, pliki i kopie zapasowe na naszym serwerze,
• oddzielenie danych każdego klienta w bazie (identyfikator klienta i Row-Level Security),
• konta osobowe i role, każdy wpis przypisany do osoby; hasła zabezpieczone algorytmem argon2id; blokada PIN-u po 5 błędnych próbach; limity prób logowania,
• wyłącznie HTTPS, ciasteczka sesji z flagami httpOnly i Secure,
• wpisów nie da się zmienić ani usunąć, korekta to nowa wersja z powodem,
• kopie zapasowe oraz logi bez danych osobowych,
• zmiany wdrażane dopiero po przejściu testów automatycznych,
• zobowiązanie do poufności każdej osoby z dostępem do danych.

Podmioty podprzetwarzające

Dostawcy w czasie pilotażu:

• OVH Sp. z o.o.: serwer aplikacji i baza danych (Polska, Warszawa),
• Sentry: raporty błędów tylko z identyfikatorami (UE),
• Purelymail (Add Rabbit LLC): wysyłka e-maili z aplikacji (USA); podstawę przekazania danych do USA uzupełnimy po wyjaśnieniu z dostawcą.

Pliki i kopie zapasowe trzymamy na własnym serwerze w Polsce, bez pośrednika. Pełny wykaz z danymi dostawców dostaniesz przed podpisaniem. Zgadzasz się na ten wykaz ogólnie (klauzula 7.7, opcja 2). O dodaniu albo zamianie dostawcy informujemy co najmniej 30 dni wcześniej, e-mailem i na tej stronie. Możesz zgłosić sprzeciw na kontakt@haccly.eu; jeśli nie usuniemy jego przyczyny, możesz wypowiedzieć umowę bez kosztów, zanim zmiana wejdzie w życie. Za podprocesorów odpowiadamy wobec Ciebie w pełni (art. 28 ust. 4 RODO).

Okresy przechowywania

• wpisy, korekty i zdjęcia: domyślnie 3 lata, możesz ustawić dłuższy okres,
• sesje: wygasają po 30 dniach bez używania albo od razu po wylogowaniu,
• linki potwierdzenia e-maila i resetu hasła: 24 godziny i 1 godzina, jednorazowe; link do ustawienia hasła nowego konta: 7 dni,
• liczniki nieudanych logowań (adres IP, e-mail): 24 godziny,
• kopie zapasowe bazy i stare wersje plików: 30 dni.

Naruszenia ochrony danych

Naruszenie ochrony danych osobowych zgłaszamy Ci bez zbędnej zwłoki (art. 33 ust. 2 RODO), żebyś zdążył z własnym zgłoszeniem do Prezesa UODO w ciągu 72 godzin (art. 33 ust. 1). Zgłaszamy je najpóźniej w ciągu 48 godzin od stwierdzenia, na adres osoby wskazanej w umowie i Właścicieli Organizacji. Sprawy danych osobowych kieruj na kontakt@haccly.eu.

Pomoc, żądania i audyty

Pomagamy Ci odpowiadać na żądania osób, których dane dotyczą, na przykład pracownika, który prosi o dostęp do danych albo ich usunięcie: przez eksport, korekty z historią i zarządzanie kontami. Żądania, które trafią do nas, przekazujemy Tobie. Możesz sprawdzić, jak wykonujemy umowę, także w drodze audytów i inspekcji (klauzula 7.6 klauzul standardowych).

Koniec umowy

Zwracamy dane przez eksport, a potem je usuwamy i na Twoje żądanie potwierdzamy usunięcie. Terminy (90 dni tylko do odczytu z eksportem, potem usunięcie, a na Twoje zlecenie wcześniej) opisuje Regulamin.

Zobacz: Regulamin