Regulamin świadczenia usługi Haccly

1. Definicje

• Usługodawca: przedsiębiorca wskazany w zakładce Kontakt i dane firmy.
• Klient: przedsiębiorca, który zawarł umowę z Usługodawcą, w szczególności podmiot prowadzący przedsiębiorstwo spożywcze w rozumieniu rozporządzenia (WE) nr 852/2004.
• Usługa albo Haccly: aplikacja internetowa do prowadzenia zapisów dobrej praktyki higienicznej (GHP) i HACCP.
• Organizacja: konto Klienta w Usłudze, w którym tworzy lokale, użytkowników, zadania i wpisy.
• Użytkownik: osoba, której Klient dał dostęp do Organizacji.
• Wpis: zapis wykonany w Usłudze (pomiar, kontrola, działanie korygujące) wraz z korektami.
• Szablon: gotowy wzór formularza lub listy kontrolnej udostępniony przez Usługodawcę.
• Dane Klienta: wszystkie dane wprowadzone do Usługi przez Klienta i Użytkowników.

Umowę tworzą ten Regulamin, Umowa powierzenia przetwarzania danych oraz Warunki subskrypcji i płatności.

Zobacz: Kontakt i dane firmy, Umowa powierzenia danych, Warunki subskrypcji i płatności

2. Zakres Usługi

Haccly pozwala planować zadania kontrolne według harmonogramu i prowadzić wpisy z normami. Wartości spoza normy nie da się zapisać bez wyboru działania korygującego. Korekty zachowują oryginał i powód. Haccly prowadzi też rejestr szkoleń i terminów orzeczeń pracowników, wysyła codzienne podsumowanie e-mailem i tworzy raport PDF na kontrolę.

Haccly jest narzędziem do prowadzenia dokumentacji. Nie jest doradztwem prawnym, sanitarnym ani technologicznym i nie zastępuje procedur HACCP, które Klient ma obowiązek opracować.

3. Wymagania techniczne

• urządzenie z dostępem do internetu i aktualną przeglądarką internetową,
• adres e-mail i hasło albo PIN na urządzeniu lokalu skonfigurowanym przez Klienta,
• stałe połączenie z internetem: wpisów nie da się zapisać offline.

4. Zagrożenia związane z korzystaniem z usług elektronicznych

Jak przy każdej usłudze internetowej istnieją zagrożenia, takie jak wyłudzanie danych logowania (phishing), złośliwe oprogramowanie na urządzeniu czy użycie słabego albo współdzielonego hasła. Korzystaj z aktualnej przeglądarki i systemu, używaj unikalnego hasła i nie udostępniaj PIN-u. Nigdy nie poprosimy Cię e-mailem o hasło.

5. Zawarcie umowy i konto

• W czasie pilotażu nie ma samodzielnej rejestracji: Organizację zakłada Usługodawca, a właściciel dostaje link do ustawienia hasła.
• Adres e-mail trzeba potwierdzić. Do tego czasu aplikacja pokazuje tylko ekran potwierdzenia.
• Osoba zawierająca umowę w imieniu Klienta oświadcza, że jest do tego umocowana.
• Regulamin jest dostępny nieodpłatnie przed zawarciem umowy na tej stronie, którą można zapisać i wydrukować.
• Sposób zawierania umowy po pilotażu (akceptacja online albo podpis) nie jest jeszcze ustalony.

6. Użytkownicy i dostęp

• Klient tworzy konta Użytkowników i nadaje role: Właściciel, Manager sieci, Manager lokalu, Pracownik oraz Inspektor (tylko odczyt).
• Klient decyduje, komu daje dostęp, odpowiada za urządzenia sparowane z jego lokalami i odbiera dostęp osobom, które przestały dla niego pracować.
• Użytkownik nie udostępnia innym hasła ani PIN-u. Każdy wpis jest przypisany do osoby, która go wykonała.
• Po odebraniu dostępu Klient może usunąć dane osoby w swojej Organizacji. Wpisy zostają, a konto osoby, która nie należy do innej organizacji, dostaje pseudonim zamiast imienia i nazwiska.

7. Dozwolone korzystanie

• Usługa służy do prowadzenia dokumentacji Klienta.
• Zakazane jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym.
• Zakazane jest zakłócanie pracy Usługi, obchodzenie zabezpieczeń, próby dostępu do danych innych klientów i nadmierne automatyczne odpytywanie Usługi.

8. Odpowiedzialność Klienta za dokumentację HACCP

Klient jako podmiot prowadzący przedsiębiorstwo spożywcze odpowiada za bezpieczeństwo żywności oraz za opracowanie, wykonywanie i utrzymywanie procedur opartych na zasadach HACCP (rozporządzenie (WE) nr 852/2004, art. 1 i art. 5). Klient ustala i odpowiada za:

• treść planu HACCP i dobór punktów kontroli,
• normy i częstotliwość kontroli ustawione w Usłudze,
• wybór i wykonanie działań korygujących,
• prawdziwość, kompletność i terminowość wpisów,
• sprawdzenie wartości zaproponowanych przez odczyt tekstu ze zdjęć, które są tylko podpowiedzią,
• przedstawienie dokumentacji organom urzędowej kontroli żywności.

Szablony są materiałem pomocniczym. Przed użyciem Klient sprawdza, czy Szablon oraz domyślne normy i częstotliwości pasują do jego działalności i obowiązujących go przepisów. Przypomnienia i powiadomienia są funkcją pomocniczą i nie zwalniają z wykonywania kontroli. Nie gwarantujemy określonego wyniku kontroli urzędowej.

9. Blokada dostępu

Przy naruszeniu zasad z punktu 7 możemy zablokować dostęp do Usługi w zakresie potrzebnym do usunięcia zagrożenia.

10. Dostępność

Obecnie nie gwarantujemy określonego poziomu dostępności Usługi. Nie odpowiadamy za niedostępność wynikającą z przyczyn po stronie Klienta, jego urządzeń lub dostawcy internetu.

11. Odpowiedzialność Usługodawcy

• Odpowiadamy tylko za rzeczywistą szkodę. Odpowiedzialność za utracone korzyści jest wyłączona.
• Nie odpowiadamy za wpisy, normy, harmonogramy, Szablony i ustawienia wybrane lub zatwierdzone przez Klienta, za działania Użytkowników (w tym udostępnienie hasła lub PIN-u) ani za siłę wyższą.
• Te ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani przypadków, w których prawo ich zabrania.
• Łączny limit kwotowy odpowiedzialności nie jest jeszcze ustalony.

12. Dane Klienta

Dane Klienta należą do Klienta. Korzystamy z nich wyłącznie w celu świadczenia Usługi. Wpisów nie można usunąć ani nadpisać: korekta tworzy nową wersję z powodem, a oryginał zostaje w historii. W trakcie umowy Właściciel i managerowie mogą pobrać raport PDF za wybrany okres oraz eksport danych: archiwum ZIP z plikiem CSV na każdą tabelę i zapisanymi plikami albo plik JSON. Dane osobowe w Usłudze reguluje Umowa powierzenia przetwarzania danych.

Zobacz: Umowa powierzenia danych

13. Wypowiedzenie i zmiana dostawcy

Każda ze stron może wypowiedzieć umowę. Zgodnie z aktem w sprawie danych (rozporządzenie (UE) 2023/2854, art. 25):

• okres wypowiedzenia dla Klienta wynosi najwyżej 2 miesiące,
• w wypowiedzeniu Klient może wskazać, że chce przenieść dane do innego dostawcy, do własnych systemów albo je usunąć,
• po okresie wypowiedzenia trwa okres przejściowy do 30 dni, w którym Usługa działa, a my pomagamy w przeniesieniu danych; Klient może go raz przedłużyć,
• jeśli przeniesienie w 30 dni jest technicznie niemożliwe, w ciągu 14 dni roboczych podajemy przyczynę i okres zastępczy, najwyżej 7 miesięcy,
• po zakończeniu umowy Organizacja działa przez 90 dni tylko do odczytu, z eksportem do PDF oraz CSV albo JSON,
• potem całkowicie usuwamy Dane Klienta; z kopii zapasowych znikają najpóźniej po 30 dniach.

Klient może też zlecić wcześniejsze usunięcie danych: Właściciel Organizacji albo osoba wskazana w umowie pisze na kontakt@haccly.eu, a my potwierdzamy zlecenie odpowiedzią z adresu z umowy. Organizacja jest od razu tylko do odczytu (eksport działa), a dane usuwamy po 7 dniach, chyba że Klient się wycofa.

Od 12 stycznia 2027 prawo zakazuje opłat za zmianę dostawcy. Zasady do tej daty nie są jeszcze ustalone.

14. Reklamacje

Reklamacje wysyłaj na kontakt@haccly.eu albo hello@haccly.eu, podając nazwę Klienta, opis problemu i datę jego wystąpienia. Odpowiadamy na adres, z którego przyszła reklamacja. Termin odpowiedzi nie jest jeszcze ustalony.

15. Siła wyższa

Żadna ze stron nie odpowiada za niewykonanie umowy z powodu siły wyższej, czyli zdarzenia zewnętrznego, którego nie dało się przewidzieć ani mu zapobiec. Strona, której to dotyczy, niezwłocznie informuje drugą.

16. Zmiany Regulaminu

Możemy zmienić Regulamin z ważnych przyczyn. Nową treść wysyłamy e-mailem z wyprzedzeniem. Klient może wtedy wypowiedzieć umowę; jeśli tego nie zrobi, obowiązuje go nowy Regulamin (art. 384¹ Kodeksu cywilnego).

17. Postanowienia końcowe

W razie sprzeczności pierwszeństwo ma Umowa powierzenia (w zakresie danych osobowych), potem Regulamin, potem Warunki subskrypcji i płatności. Prawo właściwe i sąd dla klientów z innych krajów UE nie są jeszcze ustalone.